Un horario de trabajo desorganizado o una mala gestión del tiempo pueden llevar a lapsos en la productividad. En esta línea, un bajo rendimiento o una baja eficiencia en el trabajo, puede erosionar el potencial de una empresa, o simplemente obstaculizar el cumplimiento de los objetivos. Ya sea un nuevo empresario o un propietario de un negocio veterano, saber cómo administrar su tiempo es crucial, no solo para aprovechar al máximo cada semana, sino también para garantizar que su empresa siga el camino correcto hacia el éxito.
Si bien es cierto que hay cientos de libros, discursos motivacionales y cursos académicos enfocados en cómo trabajar de manera más eficiente, ¿Cuáles son los métodos de organización más apropiados? Para ayudaros a encontrar el sistema correcto, a continuación, compartimos con vosotros unas herramientas de administración de tiempo útiles y efectivas.
Priorizad. Planificad con antelación y tratad de minimizar o eliminar las distracciones
Gestionad las tareas y dad prioridad a los temas sabiamente ¿Por qué? Porque hay muchas, muchas cosas que puedes hacer mientras esperas la respuesta de un cliente, se retrasa una reunión, o puedes permitirte en ese momento realizar más de una tarea a la vez para adelantar trabajo. El enfoque y la priorización son muy importantes. Ya que los recursos y el tiempo son limitados, su correcta gestión es clave para ganar eficiencia. Os recomendamos herramientas de planificación como Google Keep y Google Calendar.
Cread una lista de tareas pendientes no negociables
Es importante este matiz: «no negociables». En el pasado, seguro que habéis establecido listas de tareas pendientes que, finalmente, no han salido a tiempo y no se han cumplido, y luego habéis creado otras nuevas listas basadas en las tareas importantes de la anterior. Nunca más. Si aparece en la lista, no os ofrezcáis la oportunidad de evaluar qué es «realmente» importante y qué no lo es. Si está en la lista, se hace. No hay nuevas listas. Esta es la única.
Realizad las tareas de inmediato
Todo aquello que no esté convenientemente programado en vuestro calendario o en vuestra herramienta de gestión de proyectos, no se hace. Un mensaje que llegue por correo electrónico con alguna tarea más o menos urgente, si es posible, se resuelve inmediatamente. Si os mantenéis bloqueados y sentados en vuestra silla con una decena de problemas que lleváis arrastrando desde hace un mes, seguirán estando allí con vosotros durante el próximo. Debéis mantener el camino despejado o encontrar a las personas o herramientas adecuadas para hacerlo. A cada problema, una solución.
Utilizad el método 50/10
Podéis administrar y optimizar vuestro tiempo utilizando el método 50/10, en el que 50 minutos de cada hora se dedicarán a que os concentréis plenamente en el trabajo, con un descanso de 10 minutos. Cerrad vuestras redes sociales y guardad el teléfono hasta cada descanso. Después, salid a caminar o a tomar un refresco. Ya veréis, eliminando las todas distracciones conseguiréis que una gran carga de trabajo salga mucho antes y, además, los descansos funcionarán como un botón de reinicio, de modo que la siguiente hora volveréis con las pilas cargadas. Os recomendamos, antes de comenzar una nueva semana, que paséis una hora cada domingo planificando toda vuestra semana laboral, lo que incluye escribir vuestras metas y programar tareas para que, día a día, logréis alcanzarlas tranquilamente.
Trabajad en equipo con TeamWork, Trello Y SortD
Tenéis a vuestro alcance una variedad de excelentes herramientas para organizar vuestro trabajo, como TeamWork, Trello y SortD. Esta última es una extensión bastante útil para Gmail y G Suite que muy pocas personas conocen. Os permitirá clasificar vuestros correos electrónicos arrastrándolos y soltándolos en categorías apropiadas y haciendo un seguimiento de aquellos que deseéis. Bien si disponéis de una dilatada trayectoria profesional, bien si acabáis de empezar en el mundo laboral, habréis aprendido a valorar a estas alturas lo importante que es la coordinación del trabajo en equipo. Todas estas herramientas os ayudarán a exprimir cada minuto y a ganar eficiencia, no solo en cada uno de vosotros, a nivel particular, si no a nivel global de la empresa.
